Riunioni operative: ordine del giorno
Lo spirito iniziale di ogni riunione operativa è quello di animare un gruppo alla collaborazione e alla crescita. Nelle intenzioni del leader, idealmente, non dovrebbe esserci un intento direttivo, dovrebbe esserci più l’idea di caposquadra, come il capo di un team di professionisti che operano in autonomia e responsabilità.
Spesso, invece, anche se esiste un ordine del giorno da seguire, i problemi di priorità e urgenza si presentano a disturbare la seduta.
Facciamo alcuni esempi.
‘Urgenza’ a confronto con ‘ordine del giorno’.
Per cominciare, non è difficile scambiare l’urgenza con premura, fretta o impazienza. In secondo luogo, i problemi ‘urgenti urgenti’, sovente sono ricorrenti. Una vera e propria abitudine!
Cosa succede se ad ogni incontro l'urgenza vince sulla comunicazione?
Gli stimoli impellenti, quelli che esulano dall'ordine del giorno, generano una forte attivazione interiore in tutti i protagonisti. E cosa succede? Che aumenta il rumore di fondo dell’attività neurale degli astanti e impedisce loro una buona concentrazione sui compiti annunciati. In pratica, mentre il gruppo cerca di risolvere i propri problemi, ogni singola persona può essere sequestrata dai propri nodi interiori.
‘Riconoscimento personale’ in competizione con il ‘bene comune’.
Se il protagonista della riunione sottopone al gruppo cose molto specifiche e desidera andare velocemente alla soluzione dei propri quesiti, senza dedicare attenzione al riconoscimento dei bisogni, può risultare efficace sui temi generali, ma ridurre il contributo della partecipazione, energia e disponibilità dei collaboratori.
Autostima in gara con la passività.
Nonostante il protagonista richieda la puntualità dei temi all’ordine del giorno, se non li afferma in modo corretto o non valorizza i punti precedentemente concordati, rischia di entrare in difesa e a sua volta perdere attenzione ai temi in svolgimento.
Lavoro in team.
Quando un gruppo comprende le difficoltà a incontrarsi o a lavorare in team, si immerge come una muta di lupi sulla preda/temi del momento. Si scaricano le suggestioni in agenda, ma non è detto che i temi oggetto della riunione, vengano risolti con efficacia. Il rischio è la percezione di una programmazione basata sulle urgenze, sulla gestione dei conflitti, sulle deleghe non correttamente delineate.
Priorità, precisione, feedback.
Una riunione mal gestita, invece di risolvere problemi organizzativi, risolve un’ansia, un’aspettativa, una passività personale, ma lascia sul terreno incomprensioni e frustrazioni.
In alternativa, si consiglia una buona dose di ‘priorità’, ’precisione' e 'feedback’.
Lo spirito iniziale di ogni riunione operativa è quello di animare un gruppo alla collaborazione e alla crescita. Nelle intenzioni del leader, idealmente, non dovrebbe esserci un intento direttivo, dovrebbe esserci più l’idea di caposquadra, come il capo di un team di professionisti che operano in autonomia e responsabilità.
Spesso, invece, anche se esiste un ordine del giorno da seguire, i problemi di priorità e urgenza si presentano a disturbare la seduta.
Facciamo alcuni esempi.
‘Urgenza’ a confronto con ‘ordine del giorno’.
Per cominciare, non è difficile scambiare l’urgenza con premura, fretta o impazienza. In secondo luogo, i problemi ‘urgenti urgenti’, sovente sono ricorrenti. Una vera e propria abitudine!
Cosa succede se ad ogni incontro l'urgenza vince sulla comunicazione?
Gli stimoli impellenti, quelli che esulano dall'ordine del giorno, generano una forte attivazione interiore in tutti i protagonisti. E cosa succede? Che aumenta il rumore di fondo dell’attività neurale degli astanti e impedisce loro una buona concentrazione sui compiti annunciati. In pratica, mentre il gruppo cerca di risolvere i propri problemi, ogni singola persona può essere sequestrata dai propri nodi interiori.
‘Riconoscimento personale’ in competizione con il ‘bene comune’.
Se il protagonista della riunione sottopone al gruppo cose molto specifiche e desidera andare velocemente alla soluzione dei propri quesiti, senza dedicare attenzione al riconoscimento dei bisogni, può risultare efficace sui temi generali, ma ridurre il contributo della partecipazione, energia e disponibilità dei collaboratori.
Autostima in gara con la passività.
Nonostante il protagonista richieda la puntualità dei temi all’ordine del giorno, se non li afferma in modo corretto o non valorizza i punti precedentemente concordati, rischia di entrare in difesa e a sua volta perdere attenzione ai temi in svolgimento.
Lavoro in team.
Quando un gruppo comprende le difficoltà a incontrarsi o a lavorare in team, si immerge come una muta di lupi sulla preda/temi del momento. Si scaricano le suggestioni in agenda, ma non è detto che i temi oggetto della riunione, vengano risolti con efficacia. Il rischio è la percezione di una programmazione basata sulle urgenze, sulla gestione dei conflitti, sulle deleghe non correttamente delineate.
Priorità, precisione, feedback.
Una riunione mal gestita, invece di risolvere problemi organizzativi, risolve un’ansia, un’aspettativa, una passività personale, ma lascia sul terreno incomprensioni e frustrazioni.
In alternativa, si consiglia una buona dose di ‘priorità’, ’precisione' e 'feedback’.
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